Introduction : une organisation qui part en vrille ? Ce n’est pas (que) une question de discipline
Quand on parle de désorganisation, on pense spontanément à un manque de rigueur ou de motivation. Mais dans les faits, la cause est souvent ailleurs :
- Un flux constant d’urgences parasites,
- Des priorités floues ou mouvantes,
- Des outils inadaptés ou mal synchronisés,
- Une dispersion de l’énergie sur des tâches à faible valeur ajoutée.
La conséquence ? On travaille beaucoup, on court partout, mais on avance peu. Et surtout : on s’épuise mentalement. Les décisions deviennent plus lentes, les tensions augmentent, et la motivation s’effrite au fil des jours.
Le premier levier pour restaurer une efficacité durable, c’est donc de reprendre le contrôle de son organisation. Et cela ne passe pas par plus d’efforts, mais par plus de clarté.
Les fondations d’une organisation saine : clarté, priorités, cadre commun
L’objectif de ce levier n’est pas de faire plus. C’est de faire mieux, avec plus de sérénité et moins de tensions. C’est ce qu’on appelle parfois « travailler sur le système » plutôt que « dans le système ».
On commence par désactiver les pollutions invisibles :
- Les sollicitations incessantes qui fragmentent l’attention.
- Les tâches chronophages sans impact mesurable.
- Les agendas surchargés qui empêchent tout temps de recul.
Pour poser un cadre efficace, je m’appuie sur plusieurs principes simples mais puissants :
1. Tri entre urgent et important (merci Eisenhower)
Ce n’est pas parce qu’une tâche est urgente qu’elle est importante.
Faire cette distinction change tout. Cela permet de reprendre la main sur son agenda, de mieux dire non, et de redonner de l’espace aux vraies priorités. La matrice d’Eisenhower est un outil puissant pour trier efficacement et objectivement les actions à engager.
2. Identifier les 20% d’actions à fort impact (principe de Pareto)
20% des efforts produisent 80% des résultats.
Cibler ce qui compte vraiment suppose une évaluation régulière des tâches réalisées : « Est-ce que cette tâche crée vraiment de la valeur ? », « Si je ne devais faire qu’une chose cette semaine, ce serait quoi ? ». Ce type de question simple évite de tomber dans le piège de l’activisme.
3. Appliquer la loi de Parkinson
Une tâche prend tout le temps qu’on lui laisse.
Limiter le temps dédié à chaque tâche pousse à aller à l’essentiel. Le timeboxing ou la méthode Pomodoro sont d’excellentes façons de se créer des sessions de travail intenses, mais cadrées.
Outiller son organisation (sans la surcharger)
Pas besoin d’ERP ou de dashboards complexes pour gagner en clarté. La clé n’est pas la technologie, mais l’usage intentionnel des outils.
Voici ce que je recommande souvent aux équipes que j’accompagne :
- Trello pour visualiser le travail à faire (backlog, en cours, terminé).
- Google Calendar pour poser des plages de focus, planifier les priorités, et protéger du temps de réflexion.
- Notion pour centraliser la documentation, les processus internes, et les rituels d’équipe.
Ce qui compte, c’est la cohérence d’usage dans l’équipe, pas l’outil en soi. Trop d’équipes adoptent des outils… sans cadre d’usage commun. Résultat : l’outil devient lui-même une source de confusion.
Instaurer des rituels simples mais structurants
L’organisation ne repose pas sur la volonté individuelle, mais sur des habitudes collectives ancrées. Voici quelques pratiques simples mais redoutablement efficaces :
- Un point hebdo de planification (30 minutes max) pour aligner tout le monde sur les objectifs de la semaine.
- Une revue rapide en fin de semaine pour observer ce qui a été fait, ce qui reste à faire, ce qui doit être réajusté.
- Des moments bloqués dans l’agenda pour du deep work ou des tâches prioritaires : si ce n’est pas planifié, ça ne se fera pas.
Ces rituels permettent de sortir du mode réactif et d’installer un rythme collectif plus fluide, plus stable, et plus maîtrisé.
(Re)prendre la main, c’est aussi retrouver de l’espace mental
Quand le cadre est clair, que les priorités sont alignées, et que les outils soutiennent le travail (plutôt que le parasiter), alors :
✅ On respire mieux.
✅ On fait des choix plus posés.
✅ On collabore avec plus de fluidité.
✅ Et surtout, on évite l’auto-sabotage du multitâche permanent.
L’espace mental libéré peut enfin être réinvesti là où il compte : dans la stratégie, la créativité, l’écoute de l’équipe, ou simplement… la qualité du travail.
Quelle est aujourd’hui la principale friction dans votre organisation personnelle ou celle de votre équipe ?
Trop de réunions ? Pas de cadre clair ? Un agenda débordé ?
Je serai ravi d’échanger avec vous sur le sujet, en commentaire ou en message privé.
Laisser un commentaire